KODEKS RAVNANJA ZA ZAGOTAVLJANJE ETIČNEGA POSLOVANJA
LEOSS d.o.o.
1. Namen kodeksa
Kodeks ravnanja za zagotavljanje etičnega poslovanja določa temeljna načela, pravila in pričakovana ravnanja v družbi LEOSS d.o.o..
Namen kodeksa je zagotoviti zakonito, pošteno, odgovorno, pregledno in spoštljivo poslovanje v odnosu do zaposlenih, kupcev, dobaviteljev, poslovnih partnerjev, institucij in širšega okolja.
Kodeks predstavlja skupni okvir ravnanja za vse, ki delujejo v imenu družbe ali sodelujejo z družbo LEOSS d.o.o.
2. Področje uporabe
Ta kodeks velja za:
• poslovodstvo družbe,
• vse zaposlene,
• študente, praktikante in druge osebe, ki opravljajo delo v družbi,
• zunanje sodelavce, svetovalce, zastopnike in posrednike,
• dobavitelje, podizvajalce in druge poslovne partnerje, kadar delujejo v povezavi s poslovanjem družbe.
Od vseh navedenih oseb se pričakuje, da ravnajo skladno z načeli tega kodeksa, veljavno zakonodajo, pogodbenimi obveznostmi in dobrimi poslovnimi običaji.
3. Temeljna načela etičnega poslovanja
Družba LEOSS d.o.o. pri svojem poslovanju spoštuje naslednja načela:
Zakonitost
Poslujemo v skladu z veljavno zakonodajo, predpisi, pogodbenimi obveznostmi in internimi pravili družbe.
Integriteta
Ravnamo pošteno, odgovorno in v dobri veri. Odločitve sprejemamo na podlagi strokovnih, objektivnih in zakonitih meril.
Preglednost
Poslovne odločitve, pogodbe, plačila in druga pomembna ravnanja morajo biti ustrezno utemeljena, dokumentirana in sledljiva.
Spoštovanje
Spoštujemo dostojanstvo, pravice, zasebnost in različnost posameznikov. Ne dopuščamo diskriminacije, nadlegovanja, šikaniranja ali drugega neprimernega ravnanja.
Odgovornost
Vsak posameznik je odgovoren za svoje ravnanje, za spoštovanje tega kodeksa in za pravočasno opozarjanje na morebitne nepravilnosti.
Poštena konkurenca
Na trgu nastopamo pošteno, strokovno in korektno. Ne uporabljamo zavajajočih, nepoštenih ali nedovoljenih poslovnih praks.
4. Zakonito in pošteno poslovanje
Družba LEOSS d.o.o. svoje dejavnosti izvaja zakonito, strokovno in odgovorno.
Prepovedana so vsa ravnanja, ki bi lahko pomenila kršitev zakonodaje, zavajanje poslovnih partnerjev, prikrivanje pomembnih informacij, ponarejanje dokumentacije, zlorabo zaupanja ali pridobivanje neupravičenih koristi.
Vsa poslovna dokumentacija mora biti resnična, popolna, natančna in pripravljena v skladu z veljavnimi pravili.
5. Preprečevanje korupcije in podkupovanja
Družba LEOSS d.o.o. ima ničelno toleranco do korupcije, podkupovanja in drugih nepoštenih poslovnih ravnanj.
Prepovedano je neposredno ali posredno ponujanje, obljubljanje, dajanje, zahtevanje, sprejemanje ali posredovanje kakršnekoli nedovoljene koristi z namenom vplivanja na poslovno, uradno ali drugo odločitev.
Prepovedana so zlasti:
• podkupnine,
• nedovoljene provizije,
• prikrita plačila,
• neupravičeni popusti,
• darila ali gostoljubje z namenom vplivanja,
• navidezne svetovalne ali posredniške storitve,
• donacije ali sponzorstva z nedovoljenim namenom,
• kakršnokoli prikrivanje koruptivnih ravnanj.
Vsak sum koruptivnega ravnanja je treba prijaviti nadrejeni osebi, poslovodstvu ali po drugem razpoložljivem kanalu za prijavo nepravilnosti.
6. Darila, gostoljubje in poslovne ugodnosti
Darila, gostoljubje in druge poslovne ugodnosti so dovoljeni samo, kadar so skromni, priložnostni, poslovno običajni, zakoniti in ne vplivajo na nepristranskost odločanja.
Prepovedano je sprejemati ali ponujati darila, gostoljubje ali druge koristi, kadar:
• bi lahko vplivali na poslovno odločitev,
• bi ustvarili videz neprimernega vpliva,
• so dani ali sprejeti v zameno za določeno ravnanje,
• so v denarju ali denarnih ustreznikih,
• so nesorazmerne vrednosti,
• so v nasprotju z zakonodajo ali internimi pravili.
Kadar obstaja dvom glede primernosti darila ali ugodnosti, je treba pridobiti predhodno soglasje nadrejene osebe ali poslovodstva.
7. Nasprotje interesov
Zaposleni in druge osebe, za katere velja ta kodeks, se morajo izogibati okoliščinam, v katerih bi osebni, družinski, finančni ali drugi zasebni interesi lahko vplivali na nepristransko opravljanje nalog.
Vsako dejansko, možno ali zaznano nasprotje interesov je treba nemudoma razkriti nadrejeni osebi ali poslovodstvu.
Primeri nasprotja interesov so:
• sodelovanje pri izbiri dobavitelja, s katerim je zaposleni osebno povezan,
• poslovanje s podjetjem družinskega člana brez razkritja,
• uporaba informacij družbe za zasebno korist,
• opravljanje konkurenčne dejavnosti brez soglasja družbe,
• vplivanje na zaposlitev ali izbor osebe, s katero je zaposleni osebno povezan.
Razkritje nasprotja interesov ne pomeni nujno kršitve; kršitev nastane, kadar se nasprotje interesov prikrije ali se z njim neustrezno upravlja.
8. Odnos do kupcev
Do kupcev ravnamo strokovno, pošteno, spoštljivo in odgovorno.
Zavezujemo se, da bomo kupcem zagotavljali jasne, resnične in nezavajajoče informacije o izdelkih, storitvah, cenah, pogojih, dobavnih rokih, podpori in drugih pomembnih okoliščinah poslovanja.
Pritožbe, reklamacije in povratne informacije kupcev obravnavamo resno, korektno in v razumnem roku.
9. Odnos do dobaviteljev in poslovnih partnerjev
Dobavitelje in poslovne partnerje izbiramo na podlagi objektivnih meril, kot so kakovost, cena, zanesljivost, strokovnost, reference, skladnost z zakonodajo in poslovna integriteta.
Ne dopuščamo izbire dobaviteljev na podlagi osebnih koristi, neprimernih vplivov ali prikritih dogovorov.
Od poslovnih partnerjev pričakujemo, da spoštujejo zakonodajo, pravice zaposlenih, načela poštenega poslovanja, varovanja podatkov in preprečevanja korupcije.
10. Poštena konkurenca
Družba LEOSS d.o.o. spoštuje pravila poštene konkurence.
Prepovedani so dogovori ali ravnanja, ki bi lahko omejevali konkurenco, kot so:
• dogovarjanje o cenah,
• delitev trga ali kupcev,
• usklajevanje ponudb,
• izmenjava občutljivih poslovnih informacij s konkurenti,
• zavajajoče oglaševanje,
• nedovoljeno pridobivanje poslovnih skrivnosti konkurentov.
Na trgu nastopamo s kakovostjo storitev, strokovnostjo, zanesljivostjo in korektnim odnosom.
11. Varovanje osebnih podatkov in zasebnosti
Družba LEOSS d.o.o. osebne podatke obdeluje zakonito, pošteno, pregledno in samo za določene ter upravičene namene.
Zavezujemo se k varovanju zasebnosti zaposlenih, kupcev, uporabnikov, poslovnih partnerjev in drugih posameznikov.
Dostop do osebnih podatkov imajo samo pooblaščene osebe, ki podatke potrebujejo za opravljanje svojih nalog. Osebnih podatkov ne razkrivamo nepooblaščenim osebam in jih ne uporabljamo za nezdružljive namene.
12. Varovanje zaupnih informacij in poslovnih skrivnosti
Zaposleni in druge osebe, ki sodelujejo z družbo, morajo varovati zaupne informacije, poslovne skrivnosti, tehnične podatke, komercialne podatke, podatke o kupcih, dobaviteljih, cenah, pogodbah, projektih in druge informacije, ki niso javno dostopne.
Zaupnih informacij ni dovoljeno uporabljati za osebno korist, korist tretjih oseb ali v škodo družbe.
Obveznost varovanja zaupnih informacij velja tudi po prenehanju zaposlitve ali poslovnega sodelovanja.
13. Informacijska varnost
Pri uporabi informacijskih sistemov, opreme, omrežij, programske opreme in podatkov ravnamo odgovorno in varno.
Prepovedano je:
• nepooblaščeno dostopanje do sistemov ali podatkov,
• deljenje gesel ali dostopnih pravic,
• nameščanje neodobrene programske opreme,
• namerno ogrožanje informacijske varnosti,
• uporaba službenih sredstev za nezakonite ali neprimerne namene.
Vsak varnostni incident, izgubo podatkov, sum nepooblaščenega dostopa ali drugo tveganje je treba nemudoma prijaviti odgovorni osebi.
14. Spoštljivo delovno okolje
Družba LEOSS d.o.o. si prizadeva za varno, vključujoče, spoštljivo in spodbudno delovno okolje.
Prepovedana je vsaka oblika:
• diskriminacije,
• nadlegovanja,
• spolnega nadlegovanja,
• trpinčenja na delovnem mestu,
• groženj,
• poniževanja,
• šikaniranja,
• povračilnih ukrepov,
• nasilnega ali žaljivega vedenja.
Od vseh zaposlenih se pričakuje spoštljiva komunikacija, sodelovanje, odgovornost in strokovnost.
15. Zdravje in varnost pri delu
Družba zagotavlja varno in zdravo delovno okolje v skladu z veljavnimi predpisi in notranjimi pravili.
Zaposleni so dolžni upoštevati pravila varnosti in zdravja pri delu, uporabljati predpisano opremo, ravnati previdno ter opozoriti na nevarnosti, nesreče ali skorajšnje nesreče.
16. Odgovorna uporaba sredstev družbe
Sredstva družbe, vključno z opremo, napravami, vozili, programsko opremo, informacijskimi sistemi, dokumentacijo, časom in drugimi viri, se uporabljajo odgovorno, gospodarno in za poslovne namene.
Prepovedana je zloraba sredstev družbe za osebno korist, nezakonite namene ali ravnanja, ki bi lahko škodovala družbi, zaposlenim, kupcem ali poslovnim partnerjem.
17. Varovanje okolja in družbena odgovornost
Družba LEOSS d.o.o. si prizadeva za odgovorno ravnanje do okolja in skupnosti.
Pri poslovanju ravnamo gospodarno z energijo, materiali in drugimi viri ter si prizadevamo zmanjševati nepotrebne odpadke in negativne vplive na okolje, kjer je to razumno mogoče.
Podpiramo odgovorno, zakonito in etično delovanje v širšem poslovnem in družbenem okolju.
18. Komuniciranje in javno nastopanje
Uradne informacije o družbi lahko javnosti, medijem, poslovnim partnerjem ali drugim zunanjim osebam posredujejo samo pooblaščene osebe.
Zaposleni morajo pri javnem nastopanju, objavah na družbenih omrežjih ali drugi komunikaciji paziti, da ne razkrivajo zaupnih informacij, ne zavajajo javnosti in ne škodujejo ugledu družbe.
Osebna mnenja zaposlenih morajo biti jasno ločena od uradnih stališč družbe.
19. Prijava nepravilnosti
Vsak zaposleni, poslovni partner ali druga oseba, ki zazna kršitev tega kodeksa, sum nezakonitega ravnanja, korupcije, nasprotja interesov, zlorabe, diskriminacije, nadlegovanja ali druge nepravilnosti, lahko to prijavi družbi.
Prijava se lahko poda:
• nadrejeni osebi,
• poslovodstvu,
• drugi za to določeni odgovorni osebi,
• po morebitnem vzpostavljenem internem ali anonimnem kanalu za prijave.
Družba bo prijave obravnavala skrbno, zaupno, nepristransko in v razumnem roku.
20. Prepoved povračilnih ukrepov
Družba LEOSS d.o.o. ne dopušča povračilnih ukrepov proti osebam, ki v dobri veri prijavijo sum nepravilnosti, sodelujejo pri preverjanju prijave ali zavrnejo sodelovanje pri nezakonitem oziroma neetičnem ravnanju.
Povračilni ukrepi so lahko zlasti odpoved, grožnje, pritisk, šikaniranje, diskriminacija, poslabšanje delovnih pogojev, izključevanje ali druga škodljiva ravnanja.
Vsak povračilni ukrep pomeni kršitev tega kodeksa.
21. Izvajanje, odgovornost in nadzor
Za izvajanje tega kodeksa je odgovorno poslovodstvo družbe LEOSS d.o.o.
Vodje posameznih področij so odgovorni za to, da so zaposleni seznanjeni s kodeksom in da se načela kodeksa izvajajo v vsakodnevnem delu.
Vsak zaposleni in sodelavec je osebno odgovoren za spoštovanje kodeksa, zakonodaje, pogodbenih obveznosti in notranjih pravil družbe.
22. Kršitve kodeksa
Kršitve tega kodeksa lahko vodijo do ustreznih ukrepov v skladu z zakonodajo, pogodbami in internimi pravili družbe.
Ukrepi lahko vključujejo opozorilo, dodatno usposabljanje, omejitev pooblastil, disciplinske ali delovnopravne ukrepe, prekinitev poslovnega sodelovanja, odškodninske zahtevke ali obvestilo pristojnim organom, kadar je to potrebno.
23. Pregled in posodabljanje kodeksa
Družba LEOSS d.o.o. ta kodeks redno pregleduje in ga po potrebi posodablja glede na spremembe zakonodaje, poslovanja, organizacije, tveganj ali dobrih praks.
Kodeks začne veljati z dnem sprejema s strani poslovodstva družbe.
